Die Mutter der Porzellankiste…
Im E-Mail-Schriftverkehr mit Kunden behandeln Sie mitunter ziemlich sensible Daten. Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste! Wir helfen, damit Daten nur den erreichen, für den sie gedacht sind
Wir arbeiten für Ihre Digitalisierungsstrategie. Viele Komponenten, wie beispielsweise die Passwortverwaltung oder auch die Postbox, sind Bausteine des Großprojekts VEMAdata. Nun wurde nachgerüstet und ein weiteres Feature auf den Weg zu Ihnen gebracht: VEMAsecure. VEMAsecure ist als Sammelbegriff ähnlich anzusehen wie VEMAdata. Die erste produktive Anwendung Sichere Nachricht für Sie besteht – wie es der Name bereits erahnen lässt – im sicheren und DSGVO-konformen Versand von Nachrichten mit Anhängen. Neben der Verschlüsselung werden Anhänge durch einen Virenscanner beim Hochladen auf Schadsoftware und Trojaner geprüft. Alles für ein Maximum an Sicherheit – dem Namen gerecht werdend. Dieser Dienst steht Ihnen vollumfänglich für die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Kunden, Ihrem Kunden und Ihnen zur Verfügung. Eine Erweiterung um den Austausch mit Versicherern ist in Arbeit.
Bei Einführung der Datenschutzgrundverordnung standen die zentralen Bereiche Homepage bzw. Impressum im Fokus. Um den E-Mail-Verkehr machte sich zunächst kaum jemand ernsthaft Gedanken. Besonders im täglichen Arbeiten eines Versicherungsmaklers, bei dem streng vertrauliche Informationen im Spiele sind, ist dies jedoch ein höchst brisantes Thema. Wird nämlich eine E-Mail, die personenbezogene Daten enthält, nicht verschlüsselt, stellt man sie – salopp ausgedrückt – mit einer Postkarte gleich, die von jedem gelesen werden könnte. Betroffen sind hier vor allem genetische oder biometrische Inhalte bzw. Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person (vgl. Art. 9, 1 DSGVO).
Bereits heute werden etwa 95 Prozent aller E-Mails auf dem Transportweg verschlüsselt versendet. Die sogenannte TLS-Verschlüsselung wird automatisch durch die Mailserver von Sender und Empfänger vorgenommen. Im Extranet erkennen Sie die Möglichkeit per TLS-Verschlüsselung E-Mails zu versenden am grünen Schlosssymbol neben der E-Mail-Adresse in der Kundenverwaltung oder nutzen Sie unser Tool TLS-Check (Link https://www.vemaeg.de/web/extranet.php/kunden/tlsCheck). Weitere Informationen zur TLS-Verschlüsselung und deren Anwendung im Extranet finden Sie hier. Jedoch ist diese Form der Verschlüsselung nicht immer ausreichend, da im Kontakt mit Ihren Kunden nicht die Sicherheit besteht, ob diese Verschlüsselung angewendet wird oder nicht. Mit Sichere Nachricht vermeiden Sie das Risiko des “Mitlesens”, das beim Austausch von schützenswerten Dokumenten oder Informationen immer besteht! Vergleichbar mit einem gewöhnlichen Mailingprogramm ermöglicht Ihnen unsere neue Funktion einen SSL-verschlüsselten Nachrichtenversand sowie -empfang direkt aus dem VEMAextranet. Und so einfach gehts:
1. | Rufen Sie den gewünschten Kunden bzw. Empfänger aus der Kundenübersicht im VEMAextranet auf. Achten Sie bitte darauf, dass dem Kunden vorher eine E-Mail-Adresse zugeordnet wurde, und tragen Sie diese gegebenenfalls nach. Ohne E-Mail-Adresse kann die Zustellung, wie auch im “normalen” Mailprogramm, nicht erfolgen. | |
2. | Wählen Sie das Icon “Sichere Nachricht” am rechten Bildschirmrand. Wenn Ihnen hier das Symbol nicht angezeigt wird, sollten Sie das Feld “E-Mail” prüfen beachten. | |
3. | Nun öffnet sich Ihnen ein Eingabefeld, wie Sie es ähnlich vielleicht bereits aus unserer EAA kennen. Wählen Sie den Betreff, verfassen Sie Ihre Nachricht und fügen Sie einfach per drag and drop Anhänge bei. | |
4. | Der Empfänger erhält nun in seinem privaten E-Mail-Postfach eine Benachrichtigung darüber, dass für ihn eine Nachricht von Ihnen vorliegt. Folgt er diesem Hinweis, wird er dazu aufgefordert, ein Einmalkennwort für den Abruf einzugeben. | |
5. | Fordert er dieses an, öffnet sich eine Eingabemaske, in die das Passwort, welches den Kunden als separate E-Mail erreicht, eingefügt werden kann. Nun erhält er Zugang zu Ihrer Nachricht. Bitte beachten Sie: Das Einmalkennwort, auch one-time password, ist lediglich 15 Minuten gültig. | |
6. | Selbstverständlich kann Ihnen Ihr Kunde auf die Nachricht auch antworten. Verfahren Sie hier bitte wie in Punkt 4 und 5. Gesendete Nachrichten werden gleichzeitig auch in der Postbox archiviert. |
Unsere Projekte zeigen, dass wir mit unserer Digitalisierungsstrategie weiter auf sehr gutem Kurs liegen. Mit dem Fokus auf eine unkomplizierte und sichere Nutzung der Kommunikation und bereits vorhandener Technik schaffen wir Ihnen die Lösungen für Zukunftsanforderungen – insbesondere bei dem sich inzwischen stark veränderten hybriden Kundenverhalten sowie bei der Umsetzung und Optimierung digitaler Geschäftsprozesse. Gehen Sie mit VEMA den digitalen Weg!
Weitere Informationen zu den Themen Sichere Nachricht erhalten Sie hier.